E-procurement

Salah satu sistem pengadaan barang yang perlu dipertimbangkan adalah e-procurement yang berbasis e-commerce. Pada saat ini, sistem e-procurement mulai berkembang berkat dukungan perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih dan pesat. Selain itu, saat ini semakin banyak perusahaan yang telah memiliki web site, sehingga komunikasi secara real time dan on time melalui internet cukup maju, termasuk dalam hal pengadaan barang dan jasa.
Sistem e-procurement dapat berjalan lancar, apabila manajemen material di suatu perusahaan dikelola dengan baik, mulai dari data base supplier, sistem cataloging material, pengelolaan pesanan dari dan ke vendor atau supplier, sistem pembayaran, termasuk masalah kesiapan tender atau lelang on-line (e-auction).
Perusahaan yang menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dalam pengelolaan sistem informasinya akan lebih mudah menerapkan e-procurement. Pada saat ini masih sedikit perusahaan yang telah menerapkan e-auction sebagai implementasi prinsip GCG.
Pengadaan barang dan jasa di luar negeri dengan menggunakan e-procurement sudah membudaya, karena telah didukung sarana dan prasarana yang memadai. Di Indonesia, beberapa BUMN dan perusahaan swasta telah menerapkan e-procurement, meskipun sebagian masih bersifat parsial, belum menyeluruh.



Tujuan E- procurement

Untuk meningkatkan efisiensi serta transparansi, akuntabilitas publik dan partisipasi stakeholders di dalam penyelenggaraan barang dan jasa.



Manfaat E-procurement

- Diperlukan mekanisme efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, dan akuntabel.
- Menghemat anggaran
- Membuat proses interaksi antara pengguna dan penyedia jasa, serta masyarakat menjadi lebih mudah serta cepat.
- Meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan
- Mengurangi kontak fisik yang bisa meminimalkan risiko KKN
- Terjadinya pengurangan :
1. Harga pembelian barang
2. Penagihan dan pembayaran
3. Biaya administrasi
- Dapat mengoptimalkan pengelolaan basis pasokan yang tepat waktu
- Merupakan salah satu inisiatif e-Government
Terdapat tujuh manfaat bagi perusahaan yang menggunakan sistem e-procurement dalam pengadaan barang dan jasa.
Pertama, dapat menunjang sistem Just in Time (JIT) dalam memenuhi kebutuhan material sehingga terjadi efisiensi biaya (cost reduction) dalam manajemen material. Kedua, dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan arus kas (cash flow management). Ketiga, dapat mereduksi interaksi antar-manusia (face to face) sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Keempat, dapat menekan biaya operasi dan administrasi.
Kelima, dapat memberi nilai tambah (value added) berupa percepatan proses transaksi dan memperluas cakupan partisipasi penawaran sehingga mampu menghasilkan harga yang terbaik. Keenam, dapat meminalisasi interest pihak-pihak yang berkepentingan. Ketujuh, dapat meningkatkan transparansi dalam pengadaan barang dan jasa sehingga mencegah timbulnya KKN karena dapat terjamin transparansi bagi peserta tender.
Pada masa mendatang sistem ini akan dapat memberi nilai tambah (value added) secara optimal pada kriteria pengadaan barang dan jasa. Di mana, volume dan frekuensi transaksi semakin tinggi, vendor (supplier) dapat memasok lebih banyak, jenis transaksi rutin atau berulang semakin banyak, dan spesifikasi kebutuhan semakin banyak dapat distandarisasi. Selain itu kemungkinan terjadi risiko lebih dapat terukur (relatif rendah), dan adanya kontrak jangka panjang (longterm supply agreement) serta untuk securing availability (order management) dapat lebih terjamin.


Kendala E-procurement

- Technical complexity
- Modal awal
- Hubungan online dengan vendor dan application service provider
- Kemungkinan mengganggu perkembangan UKM (Usaha Kecil Menengah)‏
- Perkembangan infrastruktur
- Payung hukum yang jelas (RUU ITE)‏
- Hambatan dari pihak-pihak tertentu
Implementasi tender melalui lelang on line (e-auction) sangat memerlukan kesiapan teknologi informasi secara penuh berikut perangkat-perangkatnya. Meskipun dalam implementasinya tidak banyak memerlukan perubahan dalam proses bisnis (bussiness process), namun perlu suatu kebijakan (policy) perusahaan berupa sistem dan prosedur yang mengatur mekanisme lelang on-line.
Sistem dan prosedur tersebut merupakan acuan bagi panitia pelelangan atau tim tender dan para peserta tender serta pihak terkait lainnya dalam melaksanakan pelelangan secara on-line. Selain itu sistem e-procurement memerlukan dukungan proses pengadaan barang dan jasa dengan memanfaatkan teknologi informasi (internet) sehingga dapat dibangun interaksi antara buyer dan supplier secara on-line.
Kendala yang dihadapi dalam implementasi e-procurement adalah belum membudayanya praktik bisnis e-commerce di negara kita, sehingga belum dapat menjangkau peserta tender yang lebih luas. Sistem e-procurement tidak menjamin bahwa pengadaan barang dan jasa akan bebas dari praktik KKN, karena sebagus apapun sistem yang dibangun, tanpa disertai dengan moral dan etika yang baik dari manusia sebagai pelaksana sistem, maka sistem tersebut tidak berguna. Oleh karena itu perlu perbaikan sikap moral serta etika dari manusia sebagai pelaksana sistem tersebut.
Pada saat ini pemerintah sedang mengkaji secara mendalam rencana penerapan tender secara on line (e-procurement), termasuk masalah atau kendala yang mungkin timbul saat implementasinya nanti. Berbagai usaha yang dilakukan pemerintah termasuk Bapepam (Badan Pengawas Pasar Modal) dan otoritas bursa (Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya) yang mengarah penerapan e-procurment dalam rangka implementasi GCG, perlu kita dukung bersama.

http://www.suarakarya-online.com/news.html?id=127704